Notas fiscais, IBS & CBS: tudo o que sua empresa precisa saber para se adequar à Reforma Tributária

A Reforma Tributária trouxe mudanças significativas no modo como empresas em todo o Brasil deverão emitir suas notas fiscais eletrônicas. Dentre as novidades, destacam-se a inclusão obrigatória de campos para os novos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e Imposto Seletivo (IS).

Para evitar problemas operacionais e fiscais, é essencial entender o que muda, quando as alterações entram em vigor, quem será impactado e como se preparar.

O que muda nas notas fiscais (NF-e / NFC-e / NFS-e)

• Novos campos e leiautes nas notas fiscaisAs notas deverão incluir “tags” específicas que indiquem alíquota, base de cálculo, tipo de imposto, tipo de operação (comércio, serviço, retorno, devolução etc.). 

• Tributos envolvidosO IBS será o imposto principal de consumo, unificando segmentos hoje dispersos como ICMS, ISS, IPI, outros. A CBS substituirá PIS e Cofins no regime de incidência sobre consumo. O Imposto Seletivo incidirá sobre produtos específicos (bebidas, cigarros etc.).

• Prazos de obrigatoriedade

  • Outubro de 2025: início do período facultativo/homologação.

  • Janeiro de 2026: uso obrigatório com validade legal.

Quem será impactado

• Empresas que emitem NF-e, NFC-e ou NFS-e: especialmente setores de comércio, indústria, importação/exportação.

• Lucro Real e Lucro Presumido: sistemas mais complexos precisam de ajustes rigorosos.

• Simples Nacional: haverá modificações no layout de nota ou obrigações acessórias, mas há certa flexibilidade.

Principais riscos para quem não se adequar

• Notas fiscais rejeitadas por sistema de validação da Receita

• Bloqueios operacionais, impedimento de faturamento ou entrega

• Multas ou exigências fiscais por falhas no preenchimento dos campos obrigatórios

• Recolhimento indevido de CBS ou IBS caso a empresa não se adeque corretamente ao layout ou código tributário relevante 

Como se preparar

1. Mapear seus sistemas fiscais / de ERP para verificar se suportam novo layout, novas tags de IBS, CBS e IS.

2. Obter nota técnica, manuais de orientação da Nota Fiscal Eletrônica, documentos da Receita Federal.

3. Treinar equipe de emissão / faturamento / contabilidade para identificar campos novos.

4. Fazer homologação / testes no ambiente de prova ou teste da Receita ou sistemas de ERP antes de outubro.

5. Planejar adaptações progressivas para evitar aceleração de custos ou erros operacionais.

6. Consultar assessoria jurídica e contábil especializada para garantir conformidade e evitar surpresas.

Impacto financeiro e operacional

• O custo de adaptação de sistemas e treinamento pode ser compensado pelo risco evitado de paralisações ou rejeições de nota.

• Possível impacto de fluxo de caixa para empresas que não se prepararam: atrasos, multas, necessidade de retrabalho.

• Vantagem competitiva para empresas que se adequarem cedo: operação mais segura, confiança com clientes e fornecedores.

  
  

Conclusão

A nova nota fiscal com IBS, CBS e novo leiaute será obrigatória em breve. A adequação antecipada não é opção, é necessidade para empresas que desejam continuar operando sem interrupções ou penalidades.

Se sua empresa ainda não iniciou o processo de adaptação, esta é a hora. Contate nosso escritório para realizar diagnóstico, adequações jurídicas e contábeis e garantir que nenhuma nota fiscal seja rejeitada — seu negócio merece operar com segurança e clareza.