5 erros que podem aumentar o ICMS da sua importação

O ICMS representa um dos componentes mais relevantes do custo tributário de uma importação. Ainda assim, muitas empresas analisam esse imposto somente no momento de registrar a operação ou recolher a guia.

Nesse estágio, grande parte das decisões que definem o resultado tributário já foi tomada.

A escolha do estado, a classificação fiscal da mercadoria, o modelo de importação, o tratamento tributário utilizado e a organização da cadeia logística podem alterar o valor recolhido, o aproveitamento de créditos e a disponibilidade de caixa da empresa.

Espírito Santo e Santa Catarina ocupam uma posição importante nesse planejamento porque oferecem mecanismos voltados à atração de operações, investimentos e atividades de comércio exterior. O acesso a essas oportunidades depende de enquadramento, estrutura e execução compatíveis com as regras de cada programa.

Conhecer os erros mais frequentes ajuda a compreender por que duas empresas que importam produtos semelhantes podem alcançar resultados financeiros bastante diferentes.

1. Escolher o estado da operação apenas pela proximidade

A proximidade entre o porto, o centro de distribuição e o mercado consumidor influencia o custo logístico. Essa variável precisa ser considerada dentro de uma análise mais ampla.

A unidade federativa onde a operação é estruturada pode afetar o momento do recolhimento do ICMS, a formação de créditos, a tributação das saídas e a possibilidade de acessar regimes especiais.

O Espírito Santo mantém programas relacionados ao desenvolvimento estadual e ao comércio exterior. Entre eles, o FUNDAP funciona como um mecanismo de financiamento para empresas sediadas no estado que realizam operações de comércio exterior tributadas pelo ICMS capixaba. O INVEST-ES busca estimular investimentos, infraestrutura logística e a atividade de importação. O COMPETE contempla modalidades voltadas a setores e operações específicas.

Santa Catarina utiliza os Tratamentos Tributários Diferenciados, conhecidos como TTDs. Esses tratamentos podem conceder condições específicas relacionadas ao ICMS para empreendimentos considerados relevantes para a economia estadual. Dependendo do regime concedido, podem existir mecanismos como diferimento na importação e crédito presumido nas saídas.

A escolha entre ES, SC ou outro estado precisa considerar o caminho completo da mercadoria. Entram nessa conta o local do estabelecimento, o porto ou recinto utilizado, o destino das vendas, os custos de transporte, a armazenagem, os prazos e o impacto financeiro dos tributos.

Uma operação geograficamente próxima pode produzir um custo total superior. Uma alternativa tributariamente atrativa também pode perder eficiência quando exige uma estrutura logística incompatível com o negócio.

2. Escolher um incentivo fiscal apenas pela alíquota anunciada

Expressões como “ICMS reduzido”, “crédito presumido” e “diferimento” chamam a atenção porque comunicam uma possibilidade objetiva de economia. O percentual divulgado, porém, representa somente uma parte da análise.

Cada benefício possui uma finalidade e uma legislação própria. As condições podem envolver atividade econômica, mercadorias, origem da importação, local do desembaraço, regularidade fiscal, estrutura física, geração de empregos, volume de operações e destino das vendas.

O INVEST-ES, por exemplo, foi instituído para estimular investimentos, modernização, utilização de infraestrutura logística, importação e competitividade estadual. O FUNDAP está relacionado ao financiamento de operações de comércio exterior realizadas por empresas sediadas no Espírito Santo. Os TTDs catarinenses são concedidos a partir de enquadramentos e condições determinados pela legislação e pelo tratamento autorizado.

A empresa também precisa avaliar como o benefício interage com seus créditos fiscais, suas vendas internas e interestaduais e seu regime tributário. Em determinados tratamentos, a utilização de um crédito presumido pode substituir créditos efetivos ou exigir ajustes específicos na apuração.

A pergunta mais útil, portanto, não é apenas “qual estado tem a menor alíquota?”. A análise precisa responder qual estrutura produz o melhor resultado líquido para aquela operação, dentro das condições legais disponíveis.

3. Utilizar uma classificação fiscal inadequada

A Nomenclatura Comum do Mercosul, a NCM, identifica a natureza fiscal da mercadoria. Sua definição interfere nas alíquotas dos tributos federais, nos controles administrativos, em tratamentos específicos e em regras estaduais relacionadas ao ICMS.

Descrições fornecidas por fabricantes e fornecedores estrangeiros podem ser genéricas ou construídas segundo classificações utilizadas em outros países. Para definir a NCM brasileira, é necessário avaliar composição, finalidade, funcionamento, forma de apresentação e características técnicas do produto.

A classificação incorreta pode gerar recolhimentos indevidos, exigência de diferenças tributárias, multas, atrasos no desembaraço e custos adicionais. A Receita Federal mantém um procedimento formal de consulta para situações em que existem dúvidas sobre a classificação fiscal.

Esse erro também pode afetar o planejamento estadual. Benefícios, substituição tributária, antecipações e tratamentos setoriais podem depender da combinação entre o código NCM e a descrição efetiva da mercadoria.

Uma classificação fiscal tecnicamente fundamentada protege a empresa de contingências e permite que as simulações tributárias sejam construídas sobre informações consistentes.

4. Comparar operações apenas pela alíquota nominal do ICMS

Uma alíquota menor pode parecer suficiente para definir a melhor alternativa. O custo efetivo do ICMS depende de outros elementos.

A base de cálculo do ICMS na importação pode incluir o valor aduaneiro e diferentes componentes previstos pela legislação, como tributos e despesas aduaneiras. O Espírito Santo possui regulamentação específica sobre as despesas que integram essa base de cálculo.

Também precisam ser avaliados:

• o momento do recolhimento;

• a existência de diferimento;

• o crédito presumido;

• os créditos efetivos permitidos;

• a tributação das saídas;

• a substituição tributária;

• as transferências entre estabelecimentos;

• o destino final das mercadorias;

• os custos necessários para manter a estrutura.

Imagine duas alternativas. A primeira apresenta uma alíquota nominal menor, mas restringe o aproveitamento de determinados créditos. A segunda possui um recolhimento inicial diferente, porém oferece uma dinâmica de crédito e saída mais favorável ao modelo comercial da empresa.

A comparação correta depende de simulações construídas com dados reais: produtos, NCMs, valores, volumes, estados de destino, margens, prazos e projeção de vendas. Percentuais isolados produzem uma visão incompleta.

5. Definir a modalidade de importação sem avaliar seus efeitos jurídicos e tributários

Importação direta, importação por conta e ordem de terceiro e importação por encomenda atendem a relações comerciais diferentes.

Na importação direta, a própria empresa conduz a aquisição e figura como importadora. Na operação por conta e ordem, a trading promove o despacho aduaneiro com recursos e por determinação da empresa adquirente. Na importação por encomenda, a importadora adquire a mercadoria com recursos próprios para posterior revenda ao encomendante.

A modalidade escolhida influencia contratos, responsabilidades, registros, documentação, fluxo financeiro e circulação das mercadorias. Também interfere na análise relacionada ao estado ao qual o ICMS será destinado e ao tratamento tributário aplicável.

Em Santa Catarina, existem tratamentos cuja utilização está vinculada à entrada ou ao desembaraço por estruturas alfandegadas localizadas no estado. A legislação e as consultas fiscais catarinenses apresentam situações em que o benefício depende do cumprimento dessas condições operacionais.

A importação por conta e ordem pode oferecer eficiência e segurança operacional quando a empresa conta com uma trading preparada para executar a operação dentro da estrutura definida. Seu uso exige contratos, registros e procedimentos coerentes com a realidade comercial.

Escolher a modalidade depois que a negociação já foi concluída reduz as possibilidades de planejamento. A estrutura ideal precisa ser discutida antes do embarque, com participação das áreas tributária, jurídica, financeira, aduaneira e logística.

Descumprir requisitos depois de obter o benefício

Existe ainda um erro que costuma receber menos atenção: estruturar corretamente o benefício e falhar em sua manutenção.

Regimes especiais podem exigir regularidade fiscal, recolhimentos dentro dos prazos, utilização de portos ou estabelecimentos específicos, entrega de informações, controles internos e cumprimento das condições previstas no termo concedido.

No Espírito Santo, procedimentos relacionados ao ICMS de importação passam por sistemas e verificações estaduais. A Sefaz-ES informa, por exemplo, que determinados deferimentos dependem da confirmação de inexistência de ICMS pendente relacionado à importação.

Em Santa Catarina, os TTDs possuem requisitos próprios, e a aplicação de créditos presumidos deve respeitar exatamente as hipóteses previstas na legislação. A interpretação ampliada de um benefício para produtos ou operações não contemplados pode gerar questionamentos fiscais.

A economia tributária precisa estar acompanhada de governança. Documentos, parametrização dos sistemas, notas fiscais, apurações e obrigações acessórias devem refletir a estrutura aprovada.

Reduzir o ICMS exige visão integrada da operação

Os erros que aumentam o ICMS raramente surgem de uma única decisão. Eles aparecem quando cada área avalia apenas uma parte da importação.

O setor de compras negocia o produto. A logística escolhe a rota. O financeiro acompanha o caixa. A contabilidade apura os tributos. A trading executa o despacho. Quando essas decisões acontecem sem uma estratégia integrada, oportunidades tributárias podem ser perdidas e riscos podem surgir durante a operação.

Espírito Santo e Santa Catarina oferecem estruturas relevantes para empresas que buscam competitividade no comércio exterior. A escolha entre programas, tratamentos e modelos operacionais precisa considerar os números e as particularidades de cada negócio.

Uma análise técnica pode comparar cenários, identificar requisitos, projetar o custo total e orientar a empresa antes que decisões difíceis de reverter sejam tomadas.

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